General Administrator (m/f/d) Full Time

Diese Rolle umfasst die Bereitstellung umfassender administrativer Unterstützung auf Führungsebene mit Verantwortlichkeiten in den Bereichen Kalenderführung, Reisekoordination, Meetingorganisation, Finanzverwaltung, Korrespondenzbearbeitung, Lieferantenmanagement und allgemeine operative Unterstützung.

Aufgaben

• Kalender- und Reisemanagement
• Verwaltung komplexer Führungskalender über mehrere Zeitzonen hinweg, Koordination von Terminen und Umplanung bei sich ändernden Prioritäten
• Planung und Koordination von Reisearrangements, einschließlich Flüge, Hotels, Bodentransport und umfassender Reisedokumentation
• Meeting- und Veranstaltungskoordination
• Organisation und Koordination interner und externer Meetings, Konferenzen und Unternehmensveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem Eventplanungsteam nach Bedarf
• Vorbereitung von Besprechungsräumen, Koordination von Catering, Verwaltung technischer Anforderungen und Verteilung von Agenden und Nachbereitungsmaterialien
• Führung von Besprechungsprotokollen und Nachverfolgung der Erledigung von Aktionspunkten
• Finanz- und Ausgabenmanagement
• Verwaltung und Einreichung von Zeit- und Spesenberichten präzise und innerhalb der Unternehmensfristen
• Bearbeitung von Bestellungen, Unterstützung bei der Rechnungsstellung und Hilfe bei der Kontenabstimmung
• Überwachung von Abteilungsbudgets und Nachverfolgung von Ausgaben gegenüber zugewiesenen Mitteln
• Korrespondenz und Dokumentation
• Erstellung nicht-routinemäßiger Korrespondenz, Memos, Vorschläge und Berichte gemäß Unternehmensrichtlinien
• Priorisierung und Beantwortung eingehender Korrespondenz eigenständig im Rahmen der delegierten Befugnisse
• Pflege organisierter Ablagesysteme (physisch und elektronisch) und Erstellung von Standardarbeitsanweisungen und Vorlagen
• Lieferanten- und Stakeholder-Koordination
• Koordination mit internen Abteilungen und externen Lieferanten zur Bearbeitung von Unterstützungsbedürfnissen und Lösung administrativer Probleme
• Aufbau starker Arbeitsbeziehungen mit Führungskräften, Kunden und Verwaltungspersonal
• Verhandlung grundlegender Servicevereinbarungen und Koordination von Vertragsverlängerungen
• Administrative und operative Unterstützung
• Verwaltung von Voicemail-Systemen, E-Mail-Verteilerlisten und Büromaterialbestand
• Unterstützung bei Einarbeitungsaktivitäten für neue Teammitglieder und Hilfe bei administrativen Aufgaben im Personalbereich
• Bereitstellung administrativer Unterstützung während Spitzenzeiten und Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen der Führungsebene nach Bedarf
• Aufrechterhaltung von Genauigkeit, Effizienz und Vertraulichkeit in allen administrativen Prozessen

Dein Profil

Wir suchen eine hochorganisierte Executive Assistant mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten, starken administrativen Fähigkeiten und der Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu handhaben, während du Führungskräfte über mehrere Zeitzonen hinweg unterstützt.

Muss-Kriterien

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Starke Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten
• Fähigkeit, sensible Informationen mit Diskretion und Vertraulichkeit zu behandeln
• Proaktiver Ansatz zur Antizipation der Bedürfnisse von Führungskräften
• Hohe Aufmerksamkeit für Details bei Terminplanung, Dokumentation und Reiseorganisation
• Professionelle zwischenmenschliche Fähigkeiten für die Interaktion mit internen Teams, Kunden und wichtigen Stakeholdern
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit im Umgang mit schnelllebigen und unerwarteten Szenarien
• Problemlösungsfähigkeit, um Probleme selbstständig zu identifizieren und effektive Lösungen vorzuschlagen
• Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung mit digitalen Tools und Plattformen zur Verbesserung der Arbeitseffizienz
• Erfahrung in der Verwaltung komplexer Führungskräftekalender über mehrere Zeitzonen hinweg
• Erfahrung in der Koordination von Reisearrangements einschließlich Flügen, Hotels und Bodentransport
• Erfahrung in der Vorbereitung von Korrespondenz, Memos, Vorschlägen und Berichten
• Erfahrung in der Pflege organisierter Ablagesysteme (physisch und elektronisch)

Über unsUnternehmensvorstellung – T-Systems ICT India Pvt. Ltd.

T-Systems Information and Communication Technology India Private Limited (T-Systems ICT India Pvt. Ltd.) ist ein zertifizierter Great Place To Work®, der für seine starke mitarbeiterorientierte Kultur und sein Engagement für Mitarbeiterexzellenz anerkannt ist.

Als hundertprozentige Tochtergesellschaft der T-Systems International GmbH ist T-Systems India in Pune und Bangalore tätig, mit einem dynamischen Team von über 4.200 Fachleuten, die weltweit hochwertige IT-Dienstleistungen für Konzernkunden erbringen.

T-Systems India spielt eine Schlüsselrolle in dieser globalen Vision, indem es integrierte End-to-End-IT-Lösungen und branchenspezifische Software liefert, um die Transformation in verschiedenen Branchen voranzutreiben, darunter:

• Automobilindustrie
• Fertigung
• Logistik
• Transport
• Gesundheitswesen
• Öffentlicher Sektor

Seit über 25 Jahren steht die T-Systems International GmbH an der Spitze der digitalen Innovation, treibt den Fortschritt voran und fördert digitalen Optimismus. Als führender europäischer IT-Dienstleister und stolzer Teil der Deutschen Telekom liefert T-Systems transformative Digitalisierungsprojekte, gestützt auf tiefgreifende Expertise in:

• Beratung
• Cloud
• KI
• Cybersicherheit
• Konnektivität

Mit einer globalen Belegschaft von 26.000 Mitarbeitern in 26 Ländern setzen wir Branchenmaßstäbe in Effizienz, Souveränität, Sicherheit und Zuverlässigkeit – und befähigen Organisationen, ihr volles digitales Potenzial zu entfalten.

Mit einem Jahresumsatz von über 4,0 Milliarden Euro (2024) ist T-Systems einer der führenden Partner für digitale Transformation in Europa, der sich der Gestaltung der Zukunft der Unternehmenstechnologie verschrieben hat.

• Breites Portfolio an Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ausgeprägte Telekom-Kultur und tolle Atmosphäre
• Verschiedene Mitarbeitervorteile (nicht im Detail spezifiziert)

Weitere Details

Arbeitsumgebung: Dynamisches Umfeld mit einem breiten Aufgabenspektrum, großartige Unternehmenskultur und Arbeitsatmosphäre sowie Zusammenarbeit mit hochrangigen Stakeholdern an verschiedenen Standorten.

Unternehmensrichtlinien

Betrugswarnung: Hüte dich vor irreführenden Anzeigen und betrügerischer Kommunikation, die im Namen von T-Systems “Angebotsschreiben” gegen eine Gebühr ausstellen. Achte auf authentische T-Systems-E-Mail-Adressen, die mit @t-systems.com enden.

Weitere Informationen zu Betrugshinweisen findest du unter: Betrugswarnung