Dokumentationsassistent Full Time NEW

Stellenbeschreibung

Der/Die Dokumentationsassistent/in für F&E-Projekte unterstützt das F&E-Team bei der Organisation, Archivierung, Aktualisierung und Verwaltung von Projektdokumenten. Er/Sie stellt sicher, dass technische Dokumente, Versuchsprotokolle, Projektfortschrittsdaten usw. vollständig, standardisiert und nachvollziehbar sind. Diese Position ist in F&E-Abteilungen der Biomedizin-, Halbleiter-, Energie-, Material-, Software- und Fertigungsindustrie weit verbreitet.

II. Hauptaufgaben

* Organisation technischer Dokumente im Zusammenhang mit F&E-Projekten (Versuchsprotokolle, Entwurfspläne, Testberichte usw.)

* Pflege der F&E-Projektdatenbank (elektronische und Papierarchive)

* Unterstützung bei der Aktualisierung von Projektfortschrittsdokumenten und Versionsverwaltung

* Erfassung von Rohdaten und Versuchsmaterialien des F&E-Teams

* Klassifizierung, Nummerierung und Archivierung von Dokumenten gemäß den Vorgaben

* Prüfung der Vollständigkeit der Materialien (z. B. Versionsnummer, Unterschrift, Datum, Genehmigungsnachweise usw.)

* Unterstützung bei der Erstellung von Projektpräsentationsunterlagen (Präsentationen, Berichte, Übersichtstabellen)

* Unterstützung des F&E-Teams bei allgemeinen administrativen Aufgaben und der Dokumentenverwaltung

III. Anforderungen

* Abgeschlossenes Studium (mindestens Bachelor) in Geistes-, Natur- oder Ingenieurwissenschaften

* Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)

* Ausgezeichnete Fähigkeiten in der Dokumentenorganisation und logischen Zusammenfassung

* Detailorientiert, verantwortungsbewusst und in der Lage, große Mengen wiederkehrender Daten zu verarbeiten

* Bewerber mit Kenntnissen grundlegender F&E-Prozesse (Experiment/Design/Test) werden bevorzugt

* Bewerber mit Erfahrung als F&E-Assistent/in, Sachbearbeiter/in oder Projektmitarbeiter/in werden bevorzugt

* Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (übliche Voraussetzung für ausländische Unternehmen oder multinationale F&E-Projekte)

IV. Kernkompetenzanforderungen

* Dokumentenmanagement: Strukturierung und Organisation komplexer F&E-Materialien

* Detailgenauigkeit: Vermeidung von Versionsfehlern oder Auslassungen

* Projektverständnis: Verständnis des F&E-Prozesses und seiner Phasen

* Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit: Kommunikation von Materialien mit Ingenieuren und F&E-Mitarbeitern

* Vertraulichkeit: Umgang mit sensiblen technischen Informationen

* Durchführung: Rechtzeitige Datenorganisation und -aktualisierung

V. Allgemeine Aufgaben

* Archivierung von F&E-Projektdokumenten (Design, Experiment, Test)

* Versionskontrolle und Pflege der Dokumentenaktualisierungshistorie

* Organisation und Verteilung von Projektbesprechungsprotokollen

* Organisation von technischen Berichten und Präsentationsmaterialien

* Aggregation und Standardisierung von Experiment-/Testdaten

* Eingabe von Projektdaten in das System (PLM/DMS/ERP)

VI. Häufig verwendete Tools/Systeme

Microsoft Office (Word/Excel/PowerPoint)

Google Workspace

PLM-System (Produktlebenszyklusmanagement)

DMS (Dokumentenmanagementsystem)

ERP-System (wird von einigen Unternehmen verwendet)

Jira/Confluence (häufig in der Software- und Technologieentwicklung)

VII. Branchenanwendungen

Biomedizinische und pharmazeutische Forschung und Entwicklung (Pharma/Biotechnologie)

Halbleiter- und Chipdesignunternehmen

Neue Energien (Batterien, Photovoltaik, Energiespeicher)

Materialwissenschaftliche und chemische Forschung und Entwicklung

Software- und KI-Forschungsteams

Industrielle Fertigung und Produktentwicklungszentren